Organizzare un Evento di Successo: 5 Suggerimenti (più uno) di Digital Marketing

Come event planner, spesso mi viene chiesto: 
Come comunicare il mio Evento Aziendale sui canali online e social?

Non è sicuramente facile rispondere a questa domanda perché ci sono un’infinità di fattori che incidono sull’event planning;  ma una cosa è certa: è sempre fondamentale pianificare una solida strategia di marketing digitale dedicata

Per questo in MPR abbiamo creato la definizione di Digital Integrated Events per moltiplicare la forza comunicativa di ogni evento aziendale.


I social network rappresentano per l’azienda un canale di comunicazione da cui non si può prescindere per poter attuare una strategia efficace.

Come è noto il numero dei contenuti condivisi con la propria rete di contatti cresce a livelli esponenziali e la durata del tempo trascorso sui social network diventa sempre più consistente.
Tutto questo è dovuto sicuramente all’utilizzo costante degli smartphone nella nostra vita, che rendono la fruizione del web ancora più semplice ed immediata, facendo aumentare il traffico da mobile a livelli vicini al 100%.

Quindi la premessa fondamentale è che ognuno di noi tramite i propri canali social, può essere un mass media e, di conseguenza, un “diffusore”, molto spesso gratuito, della comunicazione di altri.

Pertanto le prime domande da farci sono: quanti possibili target, all’interno o all’esterno della nostra azienda, possiamo interessare con la comunicazione dell’evento che stiamo producendo?
Come stimolare nei target quel livello di engagement capace di attivare il meccanismo delle condivisioni, dando così visibilità e rilevanza al nostro evento e al nostro brand?

È perciò evidente come l’aspetto digital in una strategia di comunicazione integrata sia, non solo necessario, ma indispensabile.

Tornando agli eventi aziendali, potremmo dire che una strategia di comunicazione ideale sia fatta di 3 momenti distinti e fondamentali in modo da triplicare la portata comunicativa dell’evento che si sta per produrre:

  • Di’ che lo stai per fare (prima)
  • Di’ che lo stai facendo (durante)
  • Di’ che lo hai fatto (dopo)

Creare buzz e interesse nel pre-evento, pubblicare contenuti live durante l’evento e mantenere il contatto con i partecipanti nel post-evento, sono gli elementi alla base di una digital strategy ben organizzata e sviluppata, un lavoro assolutamente essenziale per garantirci che il nostro prossimo evento sia un vero successo.

 

Prima dell’Evento: Di’ che lo stai per fare

Che si tratti di un Congresso o di un Roadshow, attirare nuovi partecipanti e/o venditori ad un evento è una delle parti più importanti dell’event planning. In questa fase l’inbound marketing è ciò ci consente di attirare la nostra audience e di creare il giusto hype per l’evento che stiamo organizzando.

evento digital 
 
1. Email Marketing per gli Eventi

Diffondere la notizia attraverso la nostra mailing list è il primo modo per spargere la voce. Se abbiamo una lista di contatti ben profilata, saremo in grado di raggiungere direttamente il pubblico più interessato a quello che stiamo organizzando, evitando di risultare invadenti, ma offrendo un vero valore al destinatario.

Coinvolgere gli iscritti alla nostra newsletter è un modo eccellente per informare, ricordare e indurre le persone a registrarsi al nostro evento creando valore sia per i partecipanti che per i venditori.

 
2. Social Media per l’organizzazione Eventi

Per prima cosa, individuiamo i canali specifici dove il nostro target è più attivo, come Facebook,  Instagram, Snapchat, Google+ (Eh!?).
Dopo di ché, svilupperemo un piano strategico per coinvolgerli e guidarli attraverso il sales funnel che abbiamo progettato per l’evento.

A seconda di come è strutturato il nostro evento e del messaggio che vogliamo passare, ci sono varie azioni da compiere:

  • creare una Pagina dedicata al nostro evento, soprattutto se stiamo parlando di un evento che vogliamo ripetere in futuro;
  • realizzare un #hashtag ad hoc, attraverso il quale potremo promuovere le anticipazioni e raccogliere le opinioni dei primi iscritti;
  • attivare campagne pay per click sfruttando tutte le opportunità di targeting offerte dalle piattaforme;

Chiaramente queste sono solo alcune delle infinite azioni che possono essere sfruttate per farci conoscere, sta a voi usare al meglio la vostra creatività!

 evento social

 

Durante l’Evento: Di’ che lo stai facendo

Le energie però non dovrebbero limitarsi a farci sentire e conoscere solamente nel preriodo del pre-evento.
Durante l’evento ci sono tante opportunità per rafforzare la riconoscibilità del nostro brand e/o della nostra manifestazione.

 

3. Content Marketing – I contenuti Live dell’evento

Coinvolgere l’audience in tempo reale – sia gli ospiti on-site che gli spettatori off-site – è un ottimo modo per far sì che l’evento sia partecipato e seguito, oltre che per renderlo riconoscibile e unico.

La strategia di content marketing può prevedere post sui blog durante l’evento, updates con i passaggi salienti delle conferenze e sicuramente i video in diretta!

In questa fase è importante la reattività: cogliere al volo il momento più divertente o accattivante e postarlo immediatamente ci permette di mantenere l’engagement della community presente e stimolarla alla ricondivisione.

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Parliamone!

Dopo l’Evento: Di’ che l’hai fatto.

La comunicazione online non può finire semplicemente alla conclusione dell’evento!

Continuiamo a coinvolgere e ad entusiasmare il pubblico anche dopo che il sipario si è chiuso.
In questo momento, l’attenzione del pubblico è al massimo e l’emozione per l’esperienza deve ancora svanire: ecco perché questo è il momento migliore per consacrare l’intera esperienza.
Non dobbiamo perdere l’occasione per generare attesa (ad esempio verso l’appuntamento successivo) o per aumentare la Brand Reputation e raggiungere il top of mind del nostro pubblico.

 

tag evento

 
4. Email Marketing (Ancora!)

Gli ospiti sono l’anima di un evento, inviare un’email di ringraziamento (caloroso e sentito) è il minimo che possiamo fare!

Cogliamo questa occasione per ottenere un feedback sull’evento e chiedere suggerimenti tramite un sondaggio.
In questo modo continueremo a tenere alto l’interesse, oltre a raccogliere informazioni utili al miglioramento della manifestazione appena conclusa.

Prendete in considerazione strumenti online come Google Forms e Survey Monkey, per scoprire ciò che è piaciuto e che cosa si può migliorare. 

 
5. Social Media (Again!)

Rimaniamo in contatto con i partecipanti e continuiamo ad usare gli hashtag dell’evento. In questa fase possono tornare utili montaggi video emozionali che rafforzino il ricordo dell’esperienza e i momenti trascorsi insieme: sequenze degli attimi più toccanti o esplosivi, istanti esilaranti, l’insieme dei backstage, degli errori e delle gaffe…
Sta a voi scegliere l’insieme dei momenti che meglio si sposa con il messaggio che volete far giungere alla vostra community.

Anche qui, non sottovalutiamo l’importanza di un ringraziamento!
Pubblichiamo un post per ringraziare i nostri ospiti, magari offrendo loro uno sconti sui nostri servizi o per la partecipazione agli eventi successivi.

 

In conclusione

Sia che parliamo di un congresso, di un meeting o di un launch event, le strategie di digital marketing in ambito MICE sono un ingrediente chiave per il successo di ogni evento; per far conoscere voi e soprattutto il vostro Brand.

Abbiamo accennato al marketing funnel, attraverso il quale dobbiamo seguire i diversi step che l’utente compie a partire dalla prima interazione con il brand fino ad arrivare all’obiettivo finale: la conversione, la partecipazione.

Per questo incoraggiamo costantemente gli event planners a investire sul digital marketing: semplicemente per assicurarci la piena riuscita di ogni evento!

Il digital marketing offre un numero illimitato di occasioni per avere successo, se hai in previsione di organizzare un evento aziendale…

…parliamone insieme e rendiamolo unico e indimenticabile!

 

 

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